Você sabe o que é um documento digitalizado ou mesmo qual é a sua funcionalidade? A verdade é que esse tipo de documento oferece uma série de facilidades.
Afinal de contas, imagine a praticidade em ter o a todos os documentos da sua empresa de qualquer lugar e em qualquer horário?
É mais ou menos para isso que serve o documento digitalizado. Falaremos mais a seu respeito no decorrer desse artigo. Confira!
O que é digitalização de documentos?
Em suma, a digitalização de documentos nada mais é que uma excelente aliada no que diz respeito à gestão de processos de empresas.
Afinal de contas, ela é capaz de transformar um documento físico em algo digital. Dessa forma, facilita e muito o o em tempo real.
Dessa forma garante muito mais agilidade e segurança para todos os processos.
Mas, muito além do que apenas tornar o arquivamento mais simples e rápido, a digitalização de documentos ainda é capaz de ajudar a eliminar a quantidade de lixo.
Afinal de contas, como não será necessário papel para obter o documento em questão, isso acaba por contribuir com o meio ambiente.
Como funciona a digitalização de documentos?
Em suma, a digitalização de documentos funciona de modo a manter armazenada tudo em um único lugar só.
Você pode escolher em manter armazenada em pastas de ferramenta de trabalho na nuvem ou até em algum software que tenha a função de gerir documentos corporativos.
Através do escaneamento, torna-se possível fazer a digitalização para que o documento em questão se torne um arquivo digital.
Mas, para que esse processo aconteça da forma correta, é vital seguir alguns os recomendados, tais como:
- Registrar todos os documentos que serão digitalizados;
- Garantir a legibilidade de todos eles;
- Inserir nome e data para os arquivos, a fim de facilitar a localização;
- Consultar no sistema de arquivo e confirmar se todos estão aptos para serem visualizados.
É válido mencionar também que, com uma digital a segurança do contrato é validada, sendo que os documentos digitalizados ainda podem ser:
- Certidões;
- Boletos;
- Relatórios etc.
Como isso impacta na gestão de telecom e TI de uma empresa?
É só imaginar a quantidade de documentos que essas áreas precisam ter retidos, seja contratos, licenças de software ou apenas controle de faturas.
Tudo isso demanda espaço para armazenagem, algo que pode se tornar um tanto inviável.
Então, para garantir que tudo se mantenha organizado da forma correta, ágil e segura, é de grande importância ter os documentos digitalizados, a partir de uma gestão de telecom mais eficaz.
Os documentos digitais e digitalizados são a mesma coisa?
Não. Por mais que sejam dois termos parecidos, há uma grande diferença entre um e outro. A distinção acontece até mesmo no que se refere a validade jurídica.
É importante ficar muito atento a isso, haja vista que os contratos são determinantes para garantir a estabilidade operacional de uma empresa.
Sendo assim, é vital ter os melhores recursos, a fim de garantir os melhores recursos e garantir a segurança do seu empreendimento em todos os momentos.
Posso jogar fora aquilo que já foi digitalizado?
É possível que, após digitalizar todos os documentos da empresa, você queira jogar os documentos físicos fora.
Mas, nesse quesito, deve-se lembrar a respeito do que determinada a Lei Geral de Proteção de Dados a respeito de informações pessoais e sensíveis de terceiros.
Isso quer dizer que a empresa deve redobrar todos os seus cuidados no que se refere ao descarte. Ele deve ser seguro e adequado, a fim de impossibilitar vazar dados pessoais.
Além disso, ainda é importante salientar que o fato de digitalizar os documentos não desobriga, necessariamente, a organização de guardar todos os demais documentos físicos. Até porque existe uma lei que determina isso.